Beskrivning
Beredare av ärendet: IKT-upphandlingschef Aulis Ante och IKT-avtalsexpert Janne Kentala
Vanda och Kervo välfärdsområde behöver mycket IT-utrustning för sin verksamhet, såsom uppskattningsvis 5 000 arbetsstationer och AV-anordningar bl.a. till dataadministrationens utrymmen. Det lönar sig inte att skaffa sådana här kapitalbindande IT-anordningar i egen ägo, utan en leasingfinansieringsmodell är lämpligare för förvärv och livscykelhantering av anläggningstillgångar.
Vanda och Kervo städer har gått med i ramavtalet Leasingtjänster 2020–2022 (2024) 110386-SA00-000-000 som Hansel Ab (nedan även Hansel) konkurrensutsatt och har baserat på det ingått kundspecifika avtal. Baserat på anbudsförfarandet valdes 3Step IT Oy som ramavtalets leverantör. Ramavtalet trädde i kraft den 26.5.2020 och ramavtalsperioden upphör den 25.5.2024. De kundspecifika avtalen är i kraft så länge som aktiva leasingavtal är i kraft. Nya upphandlingar till ramavtalet kan inte göras efter 25.5.2024.
Hansel är en inköpscentral enligt lagen om Hansel Ab (1096/2008, inklusive senare ändringar, nedan även Hansellagen). Efter att Hansellagens ändringslag (645/2022) trätt i kraft den 10.7.2022 kan även välfärdsområdena vara Hansels kunder och därmed i sina upphandlingar använda de upphandlingar som Hansel som inköpscentral har konkurrensutsatt. Ett välfärdsområde kan även använda kommunernas befintliga kundspecifika avtal, om det kundspecifika avtalet innehåller en överlåtelseklausul som gör det möjligt att överlåta avtalet.
Vanda stads och 3Step IT Oy:s kundspecifika avtal som faller under Hansels ramavtal innehåller en överlåtelseklausul som gör det möjligt att överlåta avtalet. Välfärdsområdet har undertecknat ett överföringsavtal för leasingtjänster med Vanda stad och 3Step IT Oy i enlighet med Hansels anvisningar.
3Step IT Oy har i sitt anbud den 1.8.2022 erbjudit Vanda och Kervo välfärdsområde en leasingtjänst som grundar sig på Hansels 110386-SA00-000-000-ramavtal och består av följande delområden:
- hyrtjänst för IT-anordningar
- sale & leaseback-arrangemang av ägd utrustning
- rapporttjänst för utrustningen, inklusive utrustningens funktionalitet samt hämtnings-, informationssäkerhets- och återvinningstjänster för gamla IT-anordningar.
Enligt överföringsavtalet mellan Vanda och Kervo välfärdsområde, Vanda stad och 3Step IT Oy ska 1 260 000 euro (moms 0 %) av uppskattningen av Vanda stads ramavtals upphandlingsvärde på 7 500 000 euro (moms 0 %) överföras till välfärdsområdet.
Enligt lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) kan en upphandlande enhet anskaffa varor och tjänster hos en inköpscentral eller upphandla varor, tjänster och byggentreprenader med hjälp av upphandlingskontrakt som ingåtts av en inköpscentral, med hjälp av ett ramavtal enligt 42 § som ingåtts av en inköpscentral eller med hjälp av dynamiska inköpssystem enligt 49 § som drivs av en inköpscentral. En upphandlande enhet anses fullgöra sina skyldigheter enligt denna lag när den anskaffar varor eller tjänster hos en inköpscentral eller upphandlar varor, tjänster eller byggentreprenader med hjälp av ett upphandlingskontrakt eller ett ramavtal enligt 42 § som ingåtts av en inköpscentral eller ett dynamiskt inköpssystem enligt 49 § som drivs av sådan central.
Enligt 40 § i Vanda och Kervo välfärdsområdes förvaltningsstadga fattar välfärdsområdesstyrelsen beslut om upphandlingar, avtal och förbindelser på över 1 000 000 euro. Enligt den ovan nämnda bestämmelsen åligger det områdesstyrelsen att besluta om frågan.
Kompletterande material:
3StepIT Oy:s anbud, 1.8.2022 sekretessbelagd OffentlL § 24 mom. 1 punkt 20
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att:
- skaffa den leasingtjänst som grundar sig på Hansels ramavtal 110386-SA00-000-000 baserat på anbudet som mottagits av 3StepIT Oy den 1.8.2022,
- konstatera att upphandlingens totala kostnader är 1 260 000 euro (moms 0 %),
- konstatera att ramavtalsperioden går ut den 25.5.2024, varefter nya upphandlingar inte kan göras inom ramarna för det kundspecifika avtalet,
- delegera beslutanderätten i fråga om undertecknandet av upphandlingskontraktet till välfärdsområdets IKT-beredningsdirektör, och
- konstatera att ett bindande avtal inte ingås då upphandlingsbeslutet delges för kännedom, utan först senare genom separat skriftligt avtal.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.
Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi