Perustelut
Hankinnan tarpeen kuvaus
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on työnantajana lakisääteisiä työnantajavelvoitteita työntekijöitä kohtaan. Hyvinvointialue ei pysty omana työnään toteuttamaan kaikkia työnantajavelvoitteisiin liittyviä henkilöstöhallinnon tukipalveluja, vaan ne on hankittava ulkopuolisilta palveluntuottajilta. Sanottujen tukipalveluiden järjestäminen on hyvinvointialueelle kriittistä turvallisen järjestämisvastuun siirron näkökulmasta. Ilman toimivia henkilöstöhallinnon tukipalveluja hyvinvointialue ei voi muun ohella maksaa työntekijöilleen palkkoja, määrittää lomia tai tehdä työvuorosuunnittelua. On myös huomioitava, että henkilöstöhallinnon tukipalveluiden hankinnassa on mukana hr-järjestelmäkokonaisuus, joka on hyvinvointialueelle kriittinen osa koko tietoarkkitehtuuria. HR-järjestelmä toimii nk. master-järjestelmänä noin 60 muulle järjestelmälle ja sen varaan rakentuu esimerkiksi koko hyvinvointialueen identiteetinhallinta. Järjestelmä ei toimi sellaisenaan, vaan se vaatii integraatiot muihin kriittisiin hyvinvointialueen järjestelmiin, tärkeimpinä asiakas- ja potilastietojärjestelmät sekä talousjärjestelmät. Hyvinvointialueelle ei siirry voimaanpanolainsäädännön kautta mitään talous- tai henkilöstöhallinnon järjestelmiä, vaan nämä täytyy hankkia hyvinvointialueelle muilla tavoin.
Hankintavaihtoehtojen selvittely
Hyvinvointialueen väliaikainen valmistelutoimielinolin on selvittänyt syksyn 2021 aikana eri vaihtoehtoja toteuttaa henkilöstöhallinnon tukipalvelujen hankinnat. Selvitysten jälkeen toteuttamiskelpoisin vaihtoehto oli hankkia tukipalvelut sidosyksikköhankintana. Mikäli henkilöstöhallinnon tukipalvelut olisi kilpailutettu kokonaispalveluhankintana, kilpailuttamisprosessi neuvottelumenettelynä määrittelyvaiheineen olisi kestänyt arviolta yhden vuoden ja käyttöönottoprojekti kuudesta kuukaudesta yhdeksään kuukauteen. Neuvottelumenettely olisi ollut hankintamenettelynä välttämätön, koska hankinnan kohteena on hyvin laaja ja monimutkainen kokonaisuus, jolla on muun muassa integraatioiden kautta vaikutuksia hyvinvointialueen kokonaisarkkitehtuuriin ja moniin muihin järjestelmiin, kuten edellä on todettu. Käytännössä syksyllä 2021 riittäviä valmisteluresursseja eikä aikaa kilpailutusta varten ollut. Näin ollen olisi ollut merkittävä riski lähteä kilpailutukseen hyvin vähäisillä valmisteluresursseilla. Tietojärjestelmien hankinta vaatii huomattavaa vaatimusmäärittelyihin ja muuhun liittyvää valmistelutyötä, johon ei ollut käytettävissä resursseja. Kilpailutetun uuden järjestelmän käyttöönottoprojekti olisi lisäksi ajoittunut juuri hyvinvointialueen toiminnan käynnistysvaiheeseen, mikä olisi ollut huomattavan raskasta organisaation kannalta ja käytännössä mahdotonta.
Näin ollen voidaan todeta, että vaikka kilpailuttamisprosessi määrittelytöineen olisi alkanut heti sote-voimaanpanolainsäädännön voimaantulon jälkeen, henkilöstöhallinnon tukipalveluiden ja siihen liittyvien järjestelmien tuotantokäytön alkaminen 1.1.2023 lukien ei olisi ollut realistista toteuttaa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen väliaikainen valmistelutoimielin katsoi selvitysten perusteella parhaaksi vaihtoehdoksi hankkia talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymältä (jäljempänä myös HUS). Väliaikainen valmistelutoimielin käsitteli tätä kokouksessaan 3.11.2021 § 8 ja päätti selvityksen ja arvioinnin jatkaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen talous- ja HR-tukipalvelukokonaisuuden valmistelua siten, että palvelut tullaan järjestämään yhteistyössä HUS Asvian kanssa. Ratkaisuun vaikutti myös se, että Vantaan kaupunki oli hankkinut kaupungin sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöhallinnon palkka- ja muut henkilöstöhallinnon tukipalvelut HUS Asvialta. Vantaan kaupungin ja HUS Asvian välisessä sopimuksessa oli sopimusehto, jonka mukaan sopimus on siirrettävissä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle. Vantaan kaupungin valitseman ratkaisun taustalla oli ajatus, että HUS Asvia jatkaa henkilöstöhallinnon tukipalveluiden tuottamista hyvinvointialueelle. Väliaikaisen valmistelutoimielimen päätöksen jälkeen valmisteltiin ja neuvoteltiin talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden tuottamista yhteistyössä HUS:n kanssa. Valmistelu oli edennyt teknisesti jo pitkälle ja ratkaisut hankittaviksi järjestelmiksi oli tehty. Huhtikuussa HUS kuitenkin arvioi uudelleen omia hankintamenettelyjään ja tuli siihen tulokseen, ettei se voi tarjota näitä palveluita juridisesti kestävällä tavalla hyvinvointialueelle vuoden 2023 alusta.
HUS:n vetäytymisen jälkeen yhteistyöstä hyvinvointialue joutui arvioimaan tilanne uudelleen ja tarkastelemaan uudelleen mahdollisia vaihtoehtoja. Koska valmisteluaikaa oli jäljellä enää runsaat kuusi kuukautta ennen järjestämisvastuun siirtoa, katsottiin, että mitään muuta vaihtoehtoa ei ole palveluiden järjestämiseen kuin niiden hankkiminen sidosyksikköhankintana. Erikseen on todettava, että vaikka hankinta päätettiin toteuttaa sidosyksikköhankintana, hyvinvointialue katsoi, että hankintalain 40 §:n 1 momentin 4) kohdan mukaisen suorahankinnan edellytykset olisivat täyttyneet. HUS:in ennakoimaton vetäytyminen yhteistyöstä hyvinvointialueen kanssa oli hankintayksiköstä riippumaton ja ennalta arvaamaton syy, joka aiheutti äärimmäisen kiireen. Neuvottelut käytiin suurimpien toimijoiden, Sarastia Oy:n ja Monetra Oy:n kanssa. Sarastia Oy on ainoa toimija, joka edelleen tarjosi hyvinvointialueelle käyttöönottoprojektin ja palkanlaskennan palvelut järjestelmineen vuoden 1.1.2023 alkaen.
Hankinnat Sarastia Oy:ltä
Sarastia Oy on talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja tuottava valtakunnallisesti toimiva in-house-yhtiö, jonka omistajina on yli 270 kuntaa, kuntayhtymää ja kuntaomisteista in-house-yhtiötä sekä hyvinvointialuetta. Yhtiö tuottaa ja kehittää hankintalainsäädännön mukaisille hankintayksiköille talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita, muita tukipalveluita sekä markkinointi- ja kehittämispalveluita. Yhtiö tuottaa ja kehittää myös alan koulutus- ja konsultointipalveluita sekä ohjelmistokehitystä ja -tuotantoa.
Hyvinvointialueen väliaikainen valmistelutoimielin on kokouksessaan 12.1.2022 § 3 päättänyt ostaa 1500 Sarastia Oy:n osaketta merkintähintaan 4,34 euroa/osake eli yhteensä 6510,00 euroa edellyttäen, että kaupan yhteydessä sovitaan osakkeiden takaisinlunastusvelvollisuudesta ilman erillistä korvausvelvollisuutta, jos hyvinvointialue ei halua jatkaa osakkeiden omistusta 3.12.2023 jälkeen sekä hyväksyä osakassopimuksen.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen aluehallitus on 18.5.2022 § 79 päättänyt:
- hyväksyä liitteenä olevan indikatiivisen tarjouksen hyvinvointialueen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden hankinta Sarastia Oy:ltä;
- valtuuttaa hallintovalmistelujohtajan ja hr-valmistelujohtajan neuvottelemaan hankittavien palveluiden laajuudesta Sarastia Oy:n kanssa;
- todeta, että tämän jälkeen Sarastia Oy laatii varsinaisen tarjouksen hyvinvointialueen ja Sarastian välisten tarkentavien keskustelujen ja esiselvityksen perusteella;
- kartoittaa henkilöstöhallinnon palveluiden soveltuva tarjonta vuosien 2023–2024 aikana, ja tämän perusteella linjata palveluiden hankinnan jatkosta.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on sittemmin aluehallituksen indikatiiviseen hankintapäätökseen perustuen tehnyt erilliset hankintapäätökset § 31 (ICT-hankintapäätös Siirinet-välityspalvelimesta ja § 75 (ICT-hankintapäätös sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin käyttöönoton ja jatkuvien palveluiden ja sähköisen arkiston hankinnasta).
Tarjous
Sarastia Oy on 7.1.2022 tarjonnut Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle Populus-, HRM-, WebTallennus- sekä Titania -palvelukokonaisuuden käyttöönottoa tarjouksessa mainittuine optioineen kokonaishintaan 1 775 292,08 € (alv 0 %) sekä jatkuvia henkilöstöhallinnon tukipalveluja kokonaishintaan 1 807 808,40 €/v (alv 0 %). Optioista otetaan käyttöön Lupakäsittely-, Työhyvinvointi-, Perehdytys- ja Palautteet-toiminnallisuus. Muilta osin tarjouksessa mainituista optioista tehdään erilliset päätökset. Sarastia Oy:n henkilöstöhallinnon tukipalveluiden kokonaishinta neljälle (4) vuodelle on yhteensä 9 006 525,68 € (alv 0 %).
Sarastia Oy on lisäksi 29.8.2022 päivätyllä tarjouksellaan tarjonnut Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle Epassi-henkilöstöetujen ratkaisun käytön ja sen pääkäyttäjän tukipalvelun siten, että käyttöönoton kustannusarvio on yhteensä 9 622,80 € (alv 0 %) ja jatkuvien palveluiden kustannusarvio on vuodessa yhteensä 86 800,00 €/v (alv 0 %). Epassi-henkilöstöetujen ratkaisun kokonaiskustannukset neljälle (4) vuodelle ovat arviolta yhteensä 356 822,80 € (alv 0 %).
Hankinnan kokonaisarvo neljälle (4) vuodelle on yhteensä 9 363 348,48 € (alv 0 %).
Oikeudelliset perusteet
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, myös hankintalaki) 15 §:n mukaan lakia ei sovelleta hankintoihin,jotka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.
Hankintalain 15 §:n 1 momentin mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään. Sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksiköstä muodollisesti erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä. Lisäksi edellytyksenä on, että hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa yksikköön samalla tavoin kuin omiin toimipaikkoihinsa ja että yksikkö harjoittaa enintään viiden prosentin ja enintään 500 000 euron osuuden liiketoiminnastaan muiden tahojen kuin niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. Sidosyksikössä ei saa olla muiden kuin hankintayksiköiden pääomaa.
Hankintalain 15 §:n 5 momentin mukaan hankintayksiköiden katsotaan yhdessä käyttävän määräysvaltaa sidosyksikköön, jos sidosyksikön toimielimet koostuvat kaikkien hankintayksiköiden edustajista ja hankintayksiköt voivat yhdessä käyttää ratkaisevaa päätösvaltaa sidosyksikön strategisiin tavoitteisiin ja tärkeisiin päätöksiin. Lisäksi edellytyksenä on, että sidosyksikkö toimia määräysvaltaa käyttävien hankintayksiköiden etujen mukaisesti.
Sarastia Oy toimii edellä mainitun lainkohdan mukaisena omistajiensa sidosyksikkönä, jolta tehtäviä hankintoja ei tarvitse hankintalain mukaisesti kilpailuttaa. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue omistaa 1500 kpl Sarastia Oy:n osakkeita.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen mukanaolo Sarastia Oy:ssä perustuu arvioon, että sidosyksikköyhteyden synnyttävät edellytykset ovat täyttyneet ja voimassa, eikä hankintalain soveltamatta jättämiselle hankinnoissa Sarastia Oy:ltä ole mitään laista johtuvaa estettä.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 40 §:n mukaan aluehallitus päättää yli 1 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Asiasta päättäminen kuuluu em. määräyksen nojalla aluehallituksen toimivaltaan.
Päätöksen perusteet
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 15 §
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 40 §
Oheismateriaali:
- Sarastia Oy:n tarjoukset liitteineen 7.12.2022, tarjousasiakirja on julkinen ja liitteenä oleva hinnasto on salassa pidettävä, JulkL 24 § 1 mom 20) kohta
- Sarastia Oy:n tarjous liitteineen 29.8.2022, tarjousasiakirja on julkinen ja liitteenä oleva hinnasto on salassa pidettävä, JulkL 24 § 1 mom 20) kohta
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti ilman keskustelua.
Lisätietoja päätöksestä antaa hyvinvointialuejohtaja Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.