Områdesstyrelsen, möte 14-12-2022

Protokollet är granskat

§ 273 Införande av lunchförmån som personalförmån vid Vanda och Kervo välfärdsområde

VAKEDno-2022-381

Tidigare behandling

Områdesstyrelsen, 14-09-2022

Beskrivning

Ärendets beredare: HR-beredningsdirektör Anne Sivula och projektchef Maarit Nurmijoki-Matilainen

I Vanda och Kervo välfärdsområdes tjänst övergår cirka 4 600 anställda som gamla arbetstagare.  Tillgången till personal och personalens tillräcklighet är den största utmaningen för serviceförmågan i Vanda och Kervo välfärdsområde. Personalbristen har utvidgats till de flesta yrkesgrupper inom social- och hälsovården och räddningsmanskapen. Befolkningens ökade servicebehov, den serviceskuld som coronaviruset orsakade samt ändringarna i lagstiftningen försvårar situationen ytterligare. Människors förväntningar på arbetslivet och anställningsförhållanden har också förändrats och förändras.

Välfärdsområdets framgång i sin grundläggande uppgift och i genomförandet av strategin grundar sig på kompetent, entusiastisk, motiverad, utvecklingsvillig och utvecklingsbar samt tillräckligt stor personal. Personalupplevelsen har en direkt inverkan på både kundupplevelsen och tillgången till personal.

Personalupplevelsen påverkas av många olika faktorer och individuella behov; därför krävs det många olika åtgärder för att bygga upp en god personalupplevelse. Personalförmåner och praxis för olika former av ihågkommande är ett väsentligt delområde både när det gäller att skapa personalupplevelsen och med tanke på tillgången till personal. Olika personalförmåner och ihågkommande är också et sätt att tacka personalen för ett väl utfört arbete.

Skatteförvaltningens anvisningar om personalförmåner

När personalförmåner planeras ska beskattningen beaktas. Skattefria personalförmåner är enligt skatteförvaltningen till exempel skälig hälsovård, olika personalrabatter, småskaliga gåvor samt stöd för frivillig rekreations- och hobbyverksamhet. Arbetsgivaren kan också stöda arbetstagarnas arbetsresor och luncher. En grundläggande förutsättning för skattefrihet för personalförmåner är att förmånen står till hela personalens förfogande. Skattefriheten hindras dock inte av att arbetsgivaren sätter de deltidsanställda arbetstagarnas förmån i relation till arbetstagarens arbetstid eller på annat sätt fogar rätten att använda förmånen till en viss anställningstid.

Enligt Skatteförvaltningen kan frivillig motions-, kultur- och välfärdsverksamhet för närvarande stödas med högst 400 euro per år och arbetsresor med högst 3 400 euro per år. I enlighet med naturaförmånsbeslutet kan arbetsgivaren bekosta 25 % av lunchpriset inom ramen för de beskattningsvärden som skatteförvaltningen årligen fastställer. Gåvor till arbetstagare är skattefria när de är sedvanliga och skäliga och gåvan har erhållits i annan form än pengar. Värdet av en gåva som ges med anledning av en bemärkelsedag kan vara högst ett belopp som motsvarar arbetstagarens bruttolön för 1–2 veckor och värdet av en gåva som getts av andra orsaker (till exempel en julgåva) kan vara högst 100 euro.

Fastställande av personalförmåner för välfärdsområdet

Enligt kartläggningen av välfärdsområdenas personalförmåner erbjuder alla välfärdsområden olika personalförmåner för sina anställda. Motions- och kulturförmåner i olika former används i stor utsträckning. Lunchförmån och stöd för arbetstagarnas arbetsresor med kollektivtrafik är också vanliga. Dessutom kommer man ihåg personalen med anledning av olika bemärkelsedagar och tilldragelser i familjen.

I Vanda och Kervo välfärdsområde behandlades personalförmåner i en utvidgad samarbetsgrupp med förtroendemännen 11.5.2022. Olika motions- och kulturförmåner blev viktiga även i denna granskning. Välfärdsområdets fusionsgrupper tillfrågades också om ställningstaganden om personalförmånernas betydelse i juni 2022. Svaren var liknande som resultaten av kartläggningen av förtroendemännens och välfärdsområdenas personalförmåner.

Elektronisk lösning för personalförmåner

Vanda och Kervo välfärdsområde har cirka 325 verksamhetsställen för den egna serviceproduktionen. Området sträcker sig också till exempel för räddningsväsendets del till ett större område än till städerna Vanda och Kervo. Därför betonas möjligheten att flexibelt välja mellan olika förmåner och var förmånerna utnyttjas. Till exempel en arbetsreseförmån där arbetsgivaren betalar en del av priset på en kollektivtrafikbiljett skulle inte vara tillgänglig för alla arbetstagare.

Av praktiska skäl är det lättast att genomföra personalförmånerna med en elektronisk lösning, eftersom det finns många användningsställen i välfärdsområdet och förmånen förbrukas endast enligt den faktiska användningen. De elektroniska tjänsterna erbjuder också flexibilitet, eftersom det totala saldot är detsamma för alla och arbetstagaren själv kan välja för vilka definierade tjänster saldot används. En person kanske uppskattar enbart motionstjänster medan en annan betalar en del av priset på biljetter med samma värde.

Förmånens totala saldo för arbetstagare med full arbetstid föreslås vara 300 euro per år, vilket motsvarar motsvarande personalförmån i välfärdsområdena i huvudstadsregionen samt Vanda stads genomsnittliga förmån, som består av olika delar (t.ex. motions- och kulturförmån och arbetsresebiljetter). Kervo stad har inte använt motsvarande personalförmåner. Det värde som skattemyndigheten fastställt för kollektiva förmåner överskrids inte heller.

Enligt 23 § i förvaltningsstadgan för Vanda och Kervo välfärdsområde ansvarar välfärdsområdesstyrelsen för de allmänna principerna för personalpolitiken och det sporrande lönesystemet. Beslut i ärendet hör med stöd av ovan nämnda bestämmelse till välfärdsområdesstyrelsens behörighet.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att

  1.  ta i bruk följande skattefria personalförmåner till ett sammanlagt värde av 300 euro per år: motions-, kultur-, välfärds- och biljettförmån,
  2. införa en lunchförmån där arbetsgivaren bekostar högst 25 % av lunchpriset inom ramen för de beskattningsvärden som skattemyndigheten fastställt,
  3. ta i bruk praxis för skattefritt ihågkommande av personalen (till exempel personalens jämna år, tilldragelser i familjen, pensionering) och
  4. konstatera att förfarandena och begränsningarna som gäller ovan nämnda förmåner och ihågkommanden preciseras genom personaldirektörens beslut och anvisningar.

Ändring av beslutsförslag:

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att

  1. från och med början av 2023 ta i bruk följande skattefria personalförmåner med ett gemensamt värde på 300 euro per år: motions-, kultur-, välfärds- och personalbiljettförmån och beslutar att HR i fortsättningen utreder cykelförmånen;
  2. införandet av lunchförmån bereds för välfärdsområdesstyrelsens beslut, där arbetsgivaren bekostar högst 25 % av lunchpriset inom ramen för de beskattningsvärden som skattemyndigheten fastställt. Utredningen och beredningen av lunchförmånen görs så att olika arbetstidsformer beaktas i beredningen;
  3. ta i bruk praxis för skattefritt ihågkommande av personalen (till exempel personalens jämna år, tilldragelser i familjen, pensionering).

Beslut

Det ändrade beslutsförslaget godkändes enhälligt efter diskussionen.

Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.

Områdesstyrelsen, 28-10-2022

Beskrivning

Beredare av ärendet: Personaldirektör Anne Sivula och projektchef Maarit Nurmijoki-Matilainen

 

Välfärdsområdesstyrelsen har vid sitt sammanträde 14.9.2022 § 168 beslutat att för beslut i välfärdsområdesstyrelsen bereds införandet av lunchförmån, där arbetsgivaren bekostar högst 25 % av priset på lunchen inom ramarna av de beskattningsvärden som skattemyndigheten fastställt. Utredningen och beredningen av lunchförmån utförs så att olika arbetstidsformer beaktas i beredningen.

Enligt Skatteförvaltningens anvisningar avses med kost-, dvs. lunchförmån ett arrangemang där arbetsgivaren erbjuder löntagaren en måltid till ett pris som är lägre än gängse pris eller helt utan kostnad. Som måltid ses lunch, middag och supé.

Arbetsgivaren kan ordna en naturaförmån för en arbetstagare genom att erbjuda en måltid i en egen personalrestaurang som arbetsgivaren driver, i en personalrestaurang som någon annan driver eller som en så kallad avtalsmåltid i en restaurang som är i allmän användning. Arbetsgivaren kan då bekosta högst 25 % av priset på lunchen inom ramarna av beskattningsvärden.

Med anstaltsmåltid avses en måltid som anordnats för patienter, skolelever eller i form av annan motsvarande måltid. Det är fråga om bespisning som inte i första hand har ordnats för personalen. För anstaltsbespisning har ett separat naturaförmånsvärde fastställts, och detta tillämpas på kostförmåner som man ger personalen vid sjukhus, skolor, daghem, äldreboende och andra motsvarande inrättningar. I ovan nämnda anstaltsmåltid ingår inte familjehem.

I allmänhet är värdet av denna kostförmån som ges i form av anstaltsbespisning 75 procent av värdet av en sedvanlig kostförmån och en kostförmån i samband med övervakning av elevers eller patienters måltider värderas till 80 procent av värdet av den ovannämnda anstaltsmåltiden. Detta värde kan också tillämpas då maten levereras från anstaltens kök till arbetsgivarens övriga driftställen.

Enligt kapitel VI 4 § i allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet uppbärs för huvudmål (lunch, middag, måltid av typen skolmåltid) i en personalmatsal hos arbetsgivaren enligt beslut av den behöriga myndigheten en ersättning som är minst lika stor som kostförmånens beskattningsvärde och högst lika stor som självkostnadspriset.  Om en tjänsteinnehavare eller arbetstagare vid en skola, ett daghem, en barnavårdsanstalt, ett sjukhus eller någon annan vårdinstitution åläggs att under ett arbetsskift delta i en måltid i egenskap av övervakare eller handledare s.a.s. som förebild för de andra matgästerna, uppbärs ingen ersättning för måltiden. Om ingen ersättning uppbärs för måltiden, anses den vara en beskattningsbar naturaförmån. Om personalbespisningen har ordnats i en utomstående personalmatsal eller förplägnadsrörelse, kan kommunen eller samkommunen delta i kostnaderna för huvudmålet till den del priset på måltiden överstiger den måltidsersättning som allmänt uppbärs för motsvarande måltid i arbetsgivarens egna personalmatsalar. I annat fall kan kommunen eller samkommunen ersätta kostnaderna för måltiden till den del de överstiger beskattningsvärdet, dock högst med 25 % per måltid.

 

Lunchförmån på Vanda och Kervo välfärdsområde

På Vanda och Kervo välfärdsområde finns ungefär 325 verksamhetsställen för den egna serviceproduktionen. Vad gäller till exempel räddningsväsendet sträcker sig området utanför Vanda och Kervo städer. Det är svårt att införa lunchförmånen till exempel med hjälp av olika avtalsmatsalslösningar, eftersom det inte skulle vara möjligt att ordna en lösning som alla arbetstagare kan utnyttja.

Därför skulle den skattefria 25 % lunchförmånen som gäller hela personalen införas som en elektronisk lösning, ett så kallat riktat betalmedel.  Då uppbärs 75 % av lunchförmånens värde direkt från lunchförmånsanvändarens lön.

Anstaltsbespisning ordnas och besluts om i olika verksamhetsställen med personaldirektörens beslut och anvisning och genom att följa Skatteförvaltningens anvisningar.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att

  1. införa lunchförmån, där arbetsgivaren bekostar högst 25 % av priset på lunchen inom ramarna av beskattningsvärden,
  2. konstatera att personaldirektören ger närmare anvisningar om hur lunchförmån används,
  3. konstatera att eventuella anstaltsbespisningar på välfärdsområdet ordnas med personaldirektörens beslut och anvisningar vid de verksamhetsställen där det kommer i fråga.

Beslut

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade enhälligt att återremittera ärendet för ny behandling.

Mer information om ärendet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.

Beskrivning

Ärendets beredare: stf. personaldirektör Anne Sivula

Välfärdsområdesstyrelsen har behandlat välfärdsområdets personalförmåner på sina sammanträden 14.9.2022 § 168 och 28.10.2022 § 210. Välfärdsområdesstyrelsen beslutade på sitt sammanträde 28.10.2022 att återremittera lunchförmånen.

Välfärdsområdet är i egenskap av en ny aktör i färd att profilera sig som arbetsgivare. Det bärande temat är att utföra verkningsfulla handlingar inom flera områden för att skapa en utmärkt personalupplevelse och därigenom trygga tillgången på personal och att personalen stannar hos oss. Stödet till personalmåltider är en av de mest effektfulla investeringarna i personalens resultatrika arbete, arbetshälsa, hälsa och personalupplevelsen.  

Skatteförvaltningens anvisningar om lunchförmån 

Enligt skatteförvaltningens anvisningar avses med kostförmån eller lunchförmån ett arrangemang där arbetsgivaren erbjuder löntagaren en måltid till ett pris som är lägre än gängse pris eller helt utan kostnad. Som måltid ses lunch, middag och supé.  

En arbetsgivare kan ordna en kostförmån för en arbetstagare genom att erbjuda en måltid i en egen personalrestaurang som arbetsgivaren driver, i en personalrestaurang som någon annan driver eller som så kallade avtalsmåltider i en restaurang som är i allmän användning. Arbetsgivaren kan då bekosta upp till 25 procent av priset för lunchen, inom ramen för beskattningsvärdet. 

Med anstaltsmåltid i sin tur avses en måltid som anordnats för patienter, skolelever eller i form av annan motsvarande måltid. Det är fråga om bespisning som inte i första hand har ordnats för personalen. För anstaltsbespisning har ett separat naturaförmånsvärde fastställts, och detta tillämpas på kostförmåner som man ger personalen vid sjukhus, skolor, daghem, äldreboende och andra motsvarande inrättningar. Familjehem omfattas inte av den ovan nämnda anstaltsbespisningen.  

Vanligtvis är värdet av en kostförmån som ges i form av anstaltsbespisning 75 procent av värdet av en sedvanlig kostförmån och en kostförmån i samband med övervakning av elevers eller patienters måltider värderas till 80 procent av värdet av den ovan nämnda anstaltsmåltiden. Detta värde kan också tillämpas då maten levereras från anstaltens kök till arbetsgivarens övriga driftställen. 

Enligt kapitel VI 4 § i det allmänna tjänste- och arbetskollektivavtal för kommunsektorn uppbärs för huvudmål (lunch, middag, måltid av typen skolmåltid) i en personalmatsal hos arbetsgivaren enligt beslut av den behöriga myndigheten en ersättning som är minst lika stor som kostförmånens beskattningsvärde och högst lika stor som självkostnadspriset.  Om en tjänsteinnehavare eller arbetstagare vid en skola, ett daghem, en barnavårdsanstalt, ett sjukhus eller någon annan vårdinstitution åläggs att under ett arbetsskift delta i en måltid i egenskap av övervakare eller handledare s.a.s. som förebild för de andra matgästerna, uppbärs ingen ersättning för måltiden. Om ingen ersättning uppbärs för måltiden, anses den vara en beskattningsbar naturaförmån. Om personalbespisningen har ordnats i en utomstående personalmatsal eller förplägnadsrörelse, kan kommunen eller samkommunen delta i kostnaderna för huvudmålet till den del priset på måltiden överstiger den måltidsersättning som allmänt uppbärs för motsvarande måltid i arbetsgivarens egna personalmatsalar. I annat fall kan kommunen eller samkommunen ersätta kostnaderna för måltiden till den del de överstiger beskattningsvärdet, dock högst med 25 procent per måltid. 

Lunchförmånen i Vanda och Kervo välfärdsområde

Vanda och Kervo välfärdsområde har cirka 325 verksamhetsställen för egen serviceproduktion. Området sträcker sig bland annat beträffande räddningsväsendet utanför Vanda och Kervo städers område. Som en del av beredningen har man konstaterat att lunchförmånen är svår att genomföra exempelvis genom olika slags avtalsmatsalslösningar, eftersom det inte går att ordna en lösning som gagnar alla arbetstagare. Avtalsmåltiderna skulle inte vara jämlika. 

Av denna anledning föreslås att den skattefria lunchförmånen om 25 procent som gäller hela personalen genomförs med en elektronisk lösning, ett så kallat riktat betalningsmedel i så kallade avtalsrestauranger.  Då uppbärs lunchförmånens värde om 75 procent direkt från lönen för den som utnyttjar lunchförmånen. Den andel som betalas av arbetstagaren är 2023 alltid minst 8 euro enligt skattemyndighetens beslut.  

Med den ovan nämnda lösningen kan måltider köpas till ett pris som inkluderar lunchförmån under det egna arbetsskiftet även kvälls- och nattetid vid alla måltidsställen som ingår i den valda elektroniska lösningen. Med det riktade betalningsmedlet kan maten också beställas direkt till arbetsplatsen eller köpas i matdisken i affärer som omfattas av tjänsten. Det finns också möjlighet att föreslå att måltidsställen läggs till i den elektroniska lösningen, om ett måltidsställe som används mycket ännu inte kan användas med det valda elektroniska betalningsmedlet.  

Välfärdsområdet är skyldigt att i fråga om praxis för vilotider iaktta bestämmelserna i tjänste- och arbetskollektivavtalen för kommunsektorn. Merparten av välfärdsområdets personal hör till tillämpningsområdet för arbets- och tjänstekollektivavtalet för social- och hälsovårdssektorn (SH-avtalet). SH-avtalet har fyra arbetstidsformer (byråarbetstid, allmän arbetstid, periodarbetstid och arbetstid enligt bilaga 4. Byråarbetstid (ordinarie arbetstid på heltid högst 36 h 15 min./vecka) tillämpas på personal som utför administrativa arbetsuppgifter eller byråarbetsuppgifter.  Till tillämpningsområdet för arbetstiden enligt bilaga 4 (ordinarie arbetstid på heltid 37 h 45 min./vecka) hör bland annat socialarbetare, kuratorer och psykologer. Periodarbete (ordinarie arbetstid på heltid i genomsnitt 38 h 15 min./vecka) tillämpas vanligtvis inom funktioner där man behöver nattarbete eller över nio timmar långa arbetsskift. På den övriga personalen tillämpas allmän arbetstid (ordinarie arbetstid på heltid 38 h 15min./vecka). Exempelvis vårdpersonal har vanligtvis allmän arbetstid eller periodarbetstid. 

Längden på den ordinarie arbetstiden på heltid per vecka varierar i de olika arbetstidsformerna. Likaså gäller olika bestämmelser om vilotid för de olika arbetstidsformerna. Vid periodarbetstid har personalen haft möjlighet att raskt inta måltider vid sidan av arbetet under arbetstid. I de andra arbetstidsformerna har arbetsgivaren däremot i regel varit skyldig att ordna en daglig rast om 30 minuter som inte räknas in i arbetstiden. Enligt avtalsuppgörelsen från oktober 2022 har från och med 6.3.2023 även personal med allmän arbetstid som omfattas av SH-avtalet i fortsättningen möjlighet att, om den anställda önskar det, möjlighet att raskt inta en måltid under arbetstid på arbetsplatsen på motsvarande sätt som tillämpats redan tidigare i periodarbetstid.  

Efter ändring av SH-avtalets vilotidsbestämmelse för allmän arbetstid, det vill säga från och med 6.3.2023, kan merparten av personalen inom social- och hälsovården som utför arbete inom serviceproduktionen välja att raskt inta en måltid under arbetstid, om man så önskar. Ändringen förenhetligar vilotidspraxis vid verksamhetsställen där representanter för olika arbetsgrupper arbetar. 

Välfärdsområdet lägger sig inte in i placeringen av måltidsställen, men uppmuntrar naturligtvis så många måltidsställen som möjligt att ansluta sig till det valda arrangemanget för betalningsmetod. 

Eftersom lunchförmånen av tekniska anledningar inte kan ordnas med den valda betalningsmetoden förrän med start 1.3.2023, behövs för årets början ett annat tillvägagångssätt. Också Vandas stadskort som betalningsmetod upphör från och med 1.1.2023. Därför måste man tillsammans med många olika serviceproducenter lösa frågan om verksamheten under början av året för att möjliggöra luncher för personalen. Den procentuella andelen (25 %) av måltidens pris gör att manuell fakturering är svår att genomföra, och därför föreslås att arbetsgivarens subvention ska vara ett och samma belopp, 1,40 euro, dock så att arbetstagarens andel ändå uppgår minst till värdet på kostförmånen, 8,00 euro. Möjligheten till detta arrangemang i januari–mars kommer endast att ordnas vid sådana personalmatsalar på välfärdsområdets arbetsplatser eller lunchställen i närheten av arbetsplatserna, där ett större antal personal från välfärdsområdet arbetar.  

Lunchförmånen kommer att genomföras med applikationen e-passi som används av alla anställda vid välfärdsområdet. E-passi ger omfattande måltidsmöjligheter. De flesta företagen som erbjuder lunch har anslutit sig till applikationen, liksom även många matbutiker som säljer färdiga måltider, och alla dessa kan användas av välfärdsområdets personal. 

Anstaltsbespisning ordnas och beslutas separat vid olika verksamhetsställen med personaldirektörens beslut och anvisningar med iakttagande av skatteförvaltningens anvisningar. I regel utnyttjas lunchförmånen via e-passi, men i vissa situationer, bland annat i skolor, måste lunchmöjligheten avgöras genom att separat komma överens om saken med serviceproducenten.   

Med 25 procents förmån uppskattas lunchförmånen kosta 1,9–2,1 miljoner euro per år.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att

1. från och med 1.3.2024 införa en lunchförmån där arbetsgivaren bekostar upp till 25 procent av lunchpriset, inom ramen för det beskattningsvärde som skatteförvaltningen fastställer. Personaldirektören ger närmare anvisningar om användning av lunchförmånen. 

2. innan den egentliga lunchförmånen införs, under perioden 1.1–28.2.2022, är den andel av lunchbespisningen som arbetsgivaren subventionerar högst 1,40 euro per lunch. Detta genomförs separat för varje serviceproducent genom att komma överens om ordnandet av faktureringen.

3. konstatera att vid de verksamhetsställen där e-passi inte kan användas ska eventuella anstaltsbespisningar i välfärdsområdet ordnas genom personaldirektörens beslut och anvisningar.

Beslut

Beslutsförslaget antogs enhälligt efter diskussion.

Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.